場(chǎng)地總體布局可分為內(nèi)場(chǎng)和外場(chǎng)。
外場(chǎng)布置包括酒店餐廳外場(chǎng)、大廳、賓客路線和宴會(huì)廳接待室。外場(chǎng)的布置主要是引導(dǎo)來(lái)賓前進(jìn)的方向,讓他們提前體驗(yàn)企業(yè)會(huì)展的氣氛。
因此,招牌/背景墻/洗手盆通常布置在顯眼的地方。會(huì)議廳前廳可設(shè)置簽到臺(tái)、合影處、互動(dòng)場(chǎng)所。如果有茶歇,也可以安排點(diǎn)心區(qū)。
室內(nèi)部分包括舞臺(tái)、燈光、音響、餐桌椅的基本搭配。需要注意的是,舞美效果的分配應(yīng)根據(jù)場(chǎng)地的大小和會(huì)展方案的需要而定。重要的是要考慮現(xiàn)場(chǎng)的安全因素,確保會(huì)場(chǎng)的安全。
會(huì)議策劃公司一定要了解公司舉辦會(huì)議的需求,這是基本也是關(guān)鍵的?!耙磺幸钥蛻魹橹行摹笔谴蠖鄶?shù)會(huì)議策劃公司的宣言,也是大多數(shù)會(huì)議策劃公司努力實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。于是客戶成為整個(gè)年會(huì)策劃的出發(fā)點(diǎn)。了解公司的需求并不是隨便聊聊就能做到的。這實(shí)際上是非常麻煩的。公司的會(huì)議策劃需要對(duì)公司進(jìn)行深入的調(diào)查,了解公司的員工,之后掌握大部分員工對(duì)演出的期望,以及公司對(duì)這次會(huì)議的主題、風(fēng)格和看法。
如果想讓會(huì)議取得成功,成立專門的臨時(shí)小組負(fù)責(zé)特別的工作,這樣可以做到分工明確,提高工作效率。我們可以先制定一個(gè)計(jì)劃,然后確定時(shí)間、地點(diǎn)、人員、活動(dòng)、過(guò)程等。然后通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)的審查,指揮實(shí)施和規(guī)劃崗位。每年通常會(huì)根據(jù)行業(yè)特點(diǎn)、企業(yè)結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、季節(jié)特點(diǎn)、成本預(yù)算等設(shè)置不同類型的會(huì)議,如答謝客戶、員工總結(jié)、公司總結(jié)、企業(yè)聯(lián)盟、年終獎(jiǎng)、公司聚餐等。
很多公司在籌備會(huì)議時(shí)很容易忽略這一點(diǎn)。事實(shí)上,舞臺(tái)背景是整個(gè)會(huì)場(chǎng)的核心功能,可以一目了然地營(yíng)造出整個(gè)會(huì)場(chǎng)的氣氛。特別是精心策劃、精心構(gòu)造的舞臺(tái)背板,能直接營(yíng)造會(huì)場(chǎng)的恢弘氣氛和歡樂(lè)祥和的氣氛。加上精致的舞臺(tái)和舞臺(tái)組合。會(huì)場(chǎng)的聲已經(jīng)完成。